In der Praxis begegnet uns häufig folgende Konstellation: Im Rahmen von Bestandsschutzstreitigkeiten können bei längeren Kündigungsfristen offene Urlaubsansprüche – insbesondere bei hohen Resturlaubsbeständen und bestehenden Überstunden – im Wege einer unwiderruflichen Freistellung bis zum rechtlichen Beendigungszeitpunkt eingebracht werden. Eine gesonderte Urlaubsabgeltung wird dadurch regelmäßig entbehrlich bzw. deutlich reduziert.
Anders stellt sich die Situation bei kurzen Kündigungsfristen dar. Hier liegt der Beendigungszeitpunkt häufig bereits in der Vergangenheit, wenn sich die Parteien im Rahmen der Güteverhandlung verständigen. Eine unwiderrufliche Freistellung ist dann nicht mehr möglich, sodass offene Urlaubsansprüche regelmäßig abzugelten sind. Vor diesem Hintergrund erklären Arbeitgeber bei ordentlichen Kündigungen häufig vorsorglich eine unwiderrufliche Freistellung, um Urlaubs- und Überstundenansprüche zu reduzieren und potenzielle Abgeltungsansprüche zu vermeiden.
Komplexer wird es jedoch bei der sogenannten Verbundkündigung, also der außerordentlichen fristlosen Kündigung mit hilfsweise erklärter ordentlicher Kündigung. Eine unwiderrufliche Freistellung für den Fall des Greifens der hilfsweisen ordentlichen Kündigung ist hier widersprüchlich und rechtlich problematisch.
In der Praxis wird häufig übersehen, dass es möglich ist, im Zusammenhang mit der hilfsweise erklärten ordentlichen Kündigung Urlaub ausdrücklich zu gewähren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass Urlaub nicht pauschal im Rahmen einer Freistellungserklärung gewährt werden kann – dies hat das Bundesarbeitsgericht bereits 2015 klargestellt.
Stattdessen kann der bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist zu berechnende Urlaubsanspruch für den Fall gewährt werden, dass sich die fristlose Kündigung als unwirksam erweist. Die Urlaubsgewährung erfolgt dabei konkret für einen bestimmten Zeitraum, regelmäßig unmittelbar im Anschluss an den Zugang der Kündigung. Wichtig ist zudem, dass die Vergütung für diesen Zeitraum eindeutig als Urlaubsentgelt ausgewiesen wird und dem Arbeitnehmer die Urlaubsvergütung für die Zeit des Urlaubs vorbehaltlos zugesagt wird.
Diese Gestaltung bietet sich insbesondere in Fällen an, in denen die ordentliche Kündigungsfrist vergleichsweise kurz ist, gleichzeitig aber noch erhebliche Resturlaubsansprüche bestehen – etwa aufgrund längerer krankheitsbedingter Ausfallzeiten.
Richtig umgesetzt, ermöglicht dieses Vorgehen eine effektive Nutzung offener Urlaubsansprüche selbst für den Fall, dass die fristlose Kündigung keinen Bestand hat.
Arbeitgeber sollten in entsprechenden Konstellationen bei der Formulierung einer solchen Urlaubsgewährung aber sorgfältig vorgehen und im Zweifel rechtliche Unterstützung bei der konkreten Ausgestaltung in Anspruch nehmen, um den Anforderungen der Rechtsprechung gerecht zu werden.